Procedura Reklamacji

Informacje ogólne:

Reklamacja może być skutecznie rozpatrzona tylko w oparciu o:

1.Prawidłowo wypełniony FORMULARZ REKLAMACYJNY, warunkiem rozpatrzenia reklamacji jest przesłanie wypełnionego formularza z otrzymaniem odpowiednich terminów zamieszczonych w Informacjach szczegółowych niniejszej Procedury.

a) Formularz jest dostępny na stronie internetowej http://www.porta.pl/, lub u Przedstawiciela Handlowego.

b) Formularz musi zawierać
- nazwę i numer reklamowanego artykułu.
- numer dokumentu zakupu reklamowanego towaru.
- opis uszkodzenia, lub inną przyczynę reklamacji.
- dane kontaktowe do klienta.


Informacje Szczegółowe:

REKLAMACJE JAKOŚCIOWE – Dotyczy towarów niepełnowartościowych, które posiadają wady wynikłe w procesie produkcji, lub są uszkodzone fizycznie i jednocześnie defekt ten istniał w chwili wydania towaru, lub powstały w trakcie transportu z magazynu firmy Porta do miejsca wskazanego przez kontrahenta (w przypadku  uszkodzenia w transporcie wymagany jest  protokół szkodowy sporządzony w momencie odbioru towaru).

(maksymalny czas na zgłoszenie reklamacji: w przypadku nabytych uszkodzeń do 30 dni od daty otrzymania towaru przez klienta, w przypadku wad powstałych w procesie produkcji obowiązują zasady określone przepisami gwarancji Producenckiej)

1)Protokół reklamacyjny należy przesłać do pracownika działu reklamacji na adres e-mail This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it lub pod numer fax 071 362 05 55.
2)Po otrzymaniu dokumentów Pracownik Działu Reklamacji rejestruje reklamacje w odpowiednim programie komputerowym.
3)W przypadku uznania reklamacji Pracownik Działu Reklamacji wysyła, pod wskazany przez klienta adres, kuriera po odbiór reklamowanego towaru. Reklamowane artykuły powinny zostać wysłane przez reklamującego, wyłącznie zamówionym przez firmę Porta spedytorem na adres: Porta P.H.U. Export – Import Jakub Gieysztor, ul. Góralska 24, 53-610 Wrocław. Z umieszczonym w widocznym miejscu na Paczce napisem „reklamacje” oraz dołączoną kopią Formularza reklamacyjnego.
4)Przesłany przez klienta reklamowany towar, musi być zapakowany w opakowanie nie posiadające cech wskazujących na uszkodzenie.
5)Pracownik Działu Reklamacji weryfikuje zgodność przesłanego towaru pod względem ilościowym oraz opisanych w zgłoszeniu usterek.
- W przypadku stwierdzenia braku rozbieżności, następuje rozliczenie reklamacji poprzez wymianę na towar wolny od wad bądź wystawienie korekty do faktury.
- W przypadku stwierdzenia różnic ilościowych, pracownik działu reklamacji informuje o nich Przedstawiciela Handlowego, z prośbą o wyjaśnienie nieścisłości a proces reklamacyjny zostaje do czasu wyjaśnienia powstałych rozbieżności wstrzymany.
- W przypadku stwierdzenia braku opisanych na formularzu usterek, reklamacja zostaje odrzucona.
6)Pracownik Działu Reklamacji ma obowiązek rozpatrzenia reklamacji w nieprzekraczalnym terminie 14 dni roboczych od daty otrzymania prawidłowo wypełnionego formularza reklamacyjnego. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia reklamacji Pracownik Działu Reklamacji wystawia fakturę korygującą do dokumentu sprzedaży lub wysyła do reklamującego towar wolny od wad w terminie 3 dni roboczych od daty otrzymania reklamowanego towaru przez firmę Porta.


REKLAMACJE ILOŚCIOWE – dotyczy braków bądź nadwyżek w dostarczonym towarze względem wystawionej faktury.
(czas na zgłoszenie reklamacji: do 2 dni roboczych od daty otrzymania towaru)

Braki w dostarczonym towarze:

1)Klient przesyła prawidłowo wypełniony formularz reklamacyjny do Pracownika Działu Reklamacji na adres e-mail This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it lub pod numer fax 071 362 05 55.
2)Po otrzymaniu dokumentów Pracownik Działu Reklamacji rejestruje reklamacje w odpowiednim programie komputerowym.
3)Pracownik Działu Reklamacji, zgłasza do Kierownika Magazynu potrzebę przeprowadzenia kontroli stanu magazynowego, na którym wystąpiła niezgodność. Po przeprowadzeniu kontroli, Kierownik Magazynu informuje o jej wynikach, Pracownika Działu Reklamacji, który podejmuje decyzję o uznaniu lub nie uznaniu reklamacji.
4)W przypadku uznania reklamacji ilościowej Pracownik Działu Reklamacji wystawia korektę do dokumentu sprzedaży i po jej wystawieniu uzupełnia w odpowiednim programie komputerowym informację o rozliczeniu reklamacji.
5)W razie nie uznania reklamacji, Pracownik Działu Reklamacji uzupełnia w programie komputerowym informacje, iż reklamacja została odrzucona wraz z krótkim komentarzem o przyczynach.

Nadwyżki w dostarczonym towarze:

1)Klient przesyła prawidłowo wypełniony formularz reklamacyjny do Pracownika Działu Reklamacji na adres e-mail This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it lub pod numer fax 071 362 05 55.
2)Po otrzymaniu dokumentów Pracownik Działu reklamacji rejestruje reklamacje w odpowiednim programie komputerowym.
3)Pracownik Działu Reklamacji ustala z klientem, sposób rozliczenia.
4)Pracownika Działu Reklamacji odbiera towar od klienta bądź wystawia fakturę na nadwyżkowo przesłane artykuły.
5)Informacja o sposobie rozliczenia z klientem jest uzupełniana przez Pracownika Działu Reklamacji w odpowiednim programie komputerowym.